1) ¿El inspector se ha presentado en las oficinas sin autorización por escrito del Delegado de Hacienda que corresponde a su zona o sin una orden judicial?
En cualquier supuesto siempre se requerirá a los funcionarios que acrediten su identidad, debiendo éstos mostrar su documento de identidad y pertenencia a la AEAT.
Si viene sin autorización o sin orden judicial puede negarle la entrada sin peligro de sanción alguna. Si aún así entrara a pesar de su negativa, deberá hacerse constar en el acta que se levante que no se había autorizado la entrada.
Sin embargo, puede Vd (como representante legal o Administrador) permitir que entre de forma voluntaria.
Si se niega Vd, el inspector volverá una segunda vez, esta vez con la autorización escrita del delegado o del director de departamento del que dependa el órgano actuante.
Eso sí: según la normativa esta primera vez podrá adoptar las medidas cautelares que procedan (ver punto 5 más desarrollado). Las medidas entendemos en este caso podrán consistir en el precinto de las mercancías o productos sometidos a gravamen, así como de libros, registros, documentos, archivos, locales o equipos electrónicos de tratamiento de datos que puedan contener la información de que se trate. Consideramos que no estaría permitido el que se llevaran equipos o documentos, aunque del tenor literal de la normativa de desprende que sí. Entendemos que mientras no se cumpla con la presentación de la autorización, no pueden llevarse nada, ya que chocaría directamente con el derecho a denegar el acceso.
2) ¿Viene el inspector con una autorización del Delegado de Hacienda que corresponde a su zona o con una orden judicial?
Lo recomendable es dejarle entrar: eso sí: el inspector deberá identificarse y deberá entregar el documento por el cual se inicia la inspección (o la orden judicial) donde deberá constar porqué se ha iniciado la inspección y el alcance y significado de la actuación a realizar. Esta notificación debe contener los datos que antes indicamos, incluso si quiere acceder a los sistemas informáticos ha de indicarse en ese escrito
Si a pesar de tener autorización se le niega la entrada, el inspector ha de limitarse a notificar el inicio de la inspección, pero podrán adoptarse todas las medidas cautelares que se consideren necesarias (ver punto 5).
A partir de ahí, el inspector puede citar al contribuyente en la Agencia Tributaria para continuar allí con el trámite de inspección o bien irse y solicitar una orden judicial para poder proceder a la inspección.
En el caso de la orden judicial, sí se debe dejar entrar en todo caso, salvo que queramos exponernos a sanciones. Luego su abogado o asesor fiscal verá si estaba justificada, a efectos de una posible impugnación/recurso.
3) ¿Es un trabajador y no el representante legal el que está presente cuando llega la visita –ya sea con autorización del Delegado de Hacienda o sin ella-?
Una vez el inspector se encuentre en las oficinas de la empresa, éste no puede tocar nada hasta tanto el administrador o un representante oficial/legal de la empresa esté presente y se lo permita, ya sea porque lo hace voluntariamente, ya sea porque hay una autorización por escrito del delegado de Hacienda.
Incluso si está presente, se puede solicitar la presencia del abogado o asesor fiscal. Mientras, la inspección estará temporalmente parada hasta que el administrador llegue a las oficinas.
Por lo tanto, es posible impedir el acceso de la inspección a los locales aduciendo que, dado que no existía requerimiento previo, no se halla presente el administrador ni otra persona con suficientes poderes de representación de la Entidad. En este caso, el inspector deberá limitarse a comunicar el inicio de la inspección y citar al representante, pero entendemos que podrá adoptar medidas cautelares.
Aconsejamos informar a los trabajadores de que si se vieran en el caso, negaran el acceso a las oficinas y por descontado a ordenadores o archivos al inspector si no estuviera el Administrador o representante legal presentes.
Si se hubiera procedido a inspeccionar las oficinas con el permiso de un simple trabajador, esta inspección podría solicitarse fuera declarada nula por incumplir las garantías del contribuyente.
EXCEPCIÓN: si la inspección está apoyada en una orden judicial (es decir, que provenga de un Juzgado y de un juez, no de la Administración Tributaria) los funcionarios autorizados pueden realizar todas las actuaciones de rigor, sin que sea necesaria la presencia de un administrador o representante de la empresa.
4) ¿Qué puede inspeccionar el inspector?
El inspector se ha de limitar a hacer las comprobaciones y revisar aquellos elementos que aparecen en la notificación.
Las actuaciones inspectoras se realizarán mediante el examen de documentos, libros, contabilidad principal y auxiliar, ficheros, facturas, justificantes, correspondencia con transcendencia tributaria, bases de datos informatizadas, programas, registros y archivos informáticos relativos a actividades económicas, así como mediante la inspección de bienes, elementos, explotaciones y cualquier otro antecedente o información que deba de facilitarse a la Administración o que sea necesario para la exigencia de las obligaciones tributarias”.
Por tanto:
- El inspector tiene vedado aquellos lugares reservados para llevar a cabo la dirección o gestión de la empresa o zonas específicas para custodia de documentos salvo si dispone de una orden judicial.
Aconsejamos por tanto que sea un espacio claramente delimitado (un despacho del director, del profesional, un armario con llave, una habitación para archivos).
Este espacio a su vez será el espacio sobre el cual no se podrán adoptar medidas cautelares como precintos, etc.
Asimismo, entendemos que se puede negar el acceso a la caja fuerte, cajones, o similares, aduciendo que éstos pueden contener documentos ajenos a la actuación inspectora, cuyo examen por parte de los funcionarios pudiera atentar contra el derecho a la intimidad, inviolabilidad de la correspondencia y al derecho a no declarar contra sí mismo.
En definitiva, la Inspección no está autorizada para efectuar registros de ninguna clase, salvo mandamiento judicial expreso.
- De lo restante, puede inspeccionar y llevarse copia tanto de archivos físicos como archivos de ordenadores. Para acceder a los ordenadores debe contar con personal con formación informática y lo aconsejable es facilitar las contraseñas.
Aunque dado que en el ordenador (imaginemos una consulta médica), además de la información estrictamente contable-fiscal, el ordenador contiene información de carácter confidencial que puede afectar al derecho a la intimidad, se podría oponer que se obtuvieran copias totales del disco duro o, al menos, requerir que quede constancia de esta oposición en la diligencia que documente las actuaciones.
- Caso especial del Domicilio particular Si se desarrollara la actividad económica en el domicilio personal, podrá negarse la entrada de la inspección sin la posibilidad de sufrir sanciones por ello, aún cuando el funcionario presente una autorización escrita del delegado de Hacienda. En estos casos, el derecho de inviolabilidad del domicilio es más estricto por lo que sólo se podrá hacer mediante una autorización judicial, de lo contrario, está en plena libertad de negarse.
- Al final el inspector ha de levantar acta de todo lo realizado y de la información obtenida, en ese momento debemos revisar detenidamente dicha acta y firmarla si estamos de acuerdo con ella.
En general, no es conveniente firmar diligencias en los que se señalen hechos o manifestaciones efectuados por los propios actuarios, ya que esto podría ser utilizado posteriormente como prueba en nuestra contra de que no ha habid oposición a la actuación inspectora. Sin embargo, no hay problema en aceptar la simple entrega del acta.
Añadir que las actuaciones inspectoras deberán desarrollarse dentro del horario de funcionamiento o desarrollo de la actividad
5) Como han de actuar los trabajadores.
La Inspección puede recabar información de los empleados sobre cuestiones relativas a las actividades en las que participen. Es conveniente que los empleados piensen bien antes de responder a las preguntas, no para faltar a la verdad, sino para no incurrir en incoherencias e imprecisiones, lógicas dado el nerviosismo del momento, y que podrían complicar las actuaciones.
6) Las medidas cautelares:
En el procedimiento de inspección se podrán adoptar medidas cautelares debidamente motivadas para impedir que desaparezcan, se destruyan o alteren las pruebas determinantes de la existencia o cumplimiento de obligaciones tributarias o que se niegue posteriormente su existencia o exhibición.
Las medidas podrán consistir, en su caso, en el precinto, depósito o incautación de las mercancías o productos sometidos a gravamen, así como de libros, registros, documentos, archivos, locales o equipos electrónicos de tratamiento de datos que puedan contener la información de que se trate.
El precinto se realizará mediante la ligadura sellada o por cualquier otro medio que permita el cierre o atado de libros, registros, equipos electrónicos, sobres, paquetes, cajones, puertas de estancias o locales u otros elementos de prueba, a fin de que no se abran sin la autorización y control de los órganos de inspección.
El depósito consistirá en poner dichos elementos de prueba bajo la custodia o guarda de la persona física o jurídica que se determine por la Administración.
La incautación consistirá en la toma de posesión de elementos de prueba de carácter mueble y se deberán adoptar las medidas que fueran precisas para su adecuada conservación.
Los documentos u objetos depositados o incautados podrán, en su caso, ser previamente precintados.
La adopción de las medidas cautelares deberá documentarse mediante diligencia en la que junto a la medida adoptada y el inventario de los bienes afectados se harán constar sucintamente las circunstancias y la finalidad que determinan su adopción y se informará al obligado tributario de su derecho a formular alegaciones
Dicha diligencia se extenderá en el mismo momento en el que se adopte la medida cautelar, salvo que ello no sea posible por causas no imputables a la Administración, en cuyo caso se extenderá en cuanto desaparezcan las causas que lo impiden, y se remitirá inmediatamente copia al obligado tributario.
En el plazo improrrogable de cinco días, contados a partir del día siguiente al de la notificación de la medida cautelar, el obligado tributario podrá formular alegaciones ante el órgano competente para liquidar, que deberá ratificar, modificar o levantar la medida adoptada mediante acuerdo debidamente motivado en el plazo de 15 días desde su adopción, que deberá comunicarse al obligado.
Cuando las medidas cautelares adoptadas se levanten se documentará esta circunstancia en diligencia, que deberá comunicarse al obligado.
La apertura de precintos se efectuará en presencia del obligado tributario, salvo que concurra causa debidamente justificada.
Estas pautas no pretenden ser sino unas indicaciones generales de cómo actuar ante una inspección de hacienda, y no suponen en ningún caso un asesoramiento legal, para lo cual deberá estarse al caso concreto.
Departamento Jurídico
DECAGES SA
Junio 2014
